生産性を向上させるためにワークフローを自動化させる

アプリを繋げることでシームレス(つなぎ目をなくすることです)

メールやExcelやスプレッドシート、チャットワークなどいろんなツールを使ってデータベースを使って仕事をしています。

目次

ワークフローがない場合

ワークフローを作ることが大事です。ワークフローがないと、タスク処理がスムーズに行うことができません。

  • タスクにムラや漏れが発生する
  • タスクが処理が停滞、タスク忘れが発生する
  • タスクのミスが起きる

その結果、ストレスやフラストレーションが発生します。

少しのズレが大きな労力に繋がる

  • 手順がわからない(手順忘れ)
  • どこに情報があるかがわからなくなる(やったことを忘れる)
  • 必要な情報を探すのに時間がかかる
  • 情報の照らし合わせなどが面倒になる

トヨタの改善もこの思想から生まれています。

データ資産の活用を上げる

データベースは資産です。その一度やった資産を次にどのように使うかが大事になっています。

  • データベースの一元管理
  • データベースの共有化

理由

完璧なアプリはありません。Googleやマイクロソフトなどができていないからです。

APIによる接続が連携ができるようにする。

付加価値がつかないものを早く片付ける
・タスクの自動化
・タスクの高速処理

ワークフローの3つの概念

ワークフローは3つの概念でできています。

  • ①トリガー(〜もし〜であればが起点になりタスクを発生させる)
  • ②タイマー(〜の時間になったらと期限やタイミングが起点にタスクを発生させる)
  • ③アクション(〜を実行するとタスクの内容)

ワークフローを作るには次の手順で行います

STEP
ワークフローのシンプル化
STEP
手作業と自動化に分ける
STEP
道具を選ぶ
STEP
ルール化

ツールやアプリの種類

MA(マーケティングオートメーション)やマーケティング系におけるツールは主に以下に分けられます。

  • WEBアプリ
  • WEBツール
  • WordPressのプラグイン

目的を明確にさせる

次にどの情報を使うのか?を明確にしておく事が必要になってきます。

取得したデータをどのように使うのか?

アプリの無料と有料の区分け

無料でできるものと有料でできるののがあります。世界のトレンドも無料と有料の合わせ技です。

無料の範囲有料の範囲

WEBアプリの活用例

次の例で、WEBアプリの活用例を考えていきます。手動で行っていたものを自動化していきます。まずはワークフローのシンプル化したものです。

WEBでのオンラインコースを販売した時の例

手動で対応(自動化されていない場合)

STEP
申し込み

顧客がFAXで申し込む(手作業

STEP
入金の案内

事務局が入金の案内を手作業でメールで送る

STEP
入金

顧客が銀行振込をする(手作業

STEP
入金の確認

事務局が入金の案内を手作業で行う

STEP
アカウントの発行

事務局がアカウントを手作業で発行する

STEP
アカウントをメールで案内する

事務局がアカウントを手作業でメールを送る

②次にワークフローの半自動化と自動化に分ける

ワークフローを

STEP
申し込み

申し込みフォーム自動で表示して申込みを受け付ける

STEP
入金の案内

クレジットカードのフォームを自動で表示させる

STEP
入金

クレジットのカートを自動表示させて入金を受け付ける

STEP
入金の確認

クレジットに入金されると自動で画面が切り替わる

STEP
アカウントの発行

入金を確認すると1分後に自動でアカウントを発行する

STEP
アカウントをメールで案内する

アカウント情報をメールで自動で通知する

③道具を選ぶ

④完全自動化するためのルール付けを行う

STEP
申し込み(トリガー)

申し込みフォーム自動で表示して申込みを受け付ける

STEP
入金の案内(アクション)

クレジットカードのフォームを自動で表示させる

STEP
入金(トリガー)

クレジットのカートを自動表示させて入金を受け付ける

STEP
入金の確認(アクション)

クレジットに入金されると自動で画面が切り替わる

STEP
アカウントの発行(タイム)

入金を確認すると1分後に自動でアカウントを発行する

STEP
アカウントをメールで案内する(アクション)

アカウント情報をメールで自動で通知する

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この記事を書いた人

元東芝エンジニア「WEBマネタイズの専門家」/ ㍿TreasureNey取締役。
時間とコストを省く、最もシンプルなWEBでの収益法をお伝えしています。東芝時代に培った開発設計業務経験から、簡単に誰でもWEBを使ったメディア制作をレクチャーします。

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